KI-Telefonassistent für Ihre Arztpraxis — kein Besetztzeichen mehr

Einmalig typisch 5.000–10.000 € für die Einrichtung — je nach Umfang von Kalender-Integration, Gesprächspfaden und Tests. Dazu laufende Kosten von etwa 0,15–0,40 € pro Gesprächsminute. Rechenbeispiel: 400 automatisierte Anrufe à 2 Minuten kosten rund 120–320 € im Monat. Zum Vergleich: Eine halbe MFA-Stelle nur für das Telefon kostet ein Vielfaches — und ist am Arbeitsmarkt kaum zu bekommen. Der günstigste Einstieg ist der Use-Case-Workshop für 490 €, der bei Beauftragung voll angerechnet wird.

Mit klaren, gemeinsam definierten Regeln — nicht mit KI-Ermessen. Erkennt der Assistent Hinweise auf ein dringendes Anliegen, verweist er sofort und unmissverständlich auf den Notruf 112 beziehungsweise den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116117 und leitet — wenn Ihr Team erreichbar ist — direkt weiter. Er stellt niemals Diagnosen, bewertet keine Symptome und trifft keine medizinischen Entscheidungen. Diese Grenze ist technisch fest verankert, nicht nur ins Skript geschrieben.

Gesundheitsdaten gehören zu den besonders geschützten Daten (Art. 9 DSGVO) — deshalb gelten strengere Maßstäbe als beim üblichen Firmen-Telefonassistenten: Anbieter mit EU-Hosting und Auftragsverarbeitungsvertrag, Datensparsamkeit (es wird nur erfasst, was für das Anliegen nötig ist), definierte Löschfristen und ein transparenter Hinweis zu Gesprächsbeginn. Die Einrichtung stimmen wir mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab. Rechtsberatung ersetzen wir nicht — wir liefern die datenschutzgerechte technische Umsetzung.

Die Erfahrung zeigt: Erreichbarkeit schlägt Skepsis. Ein natürlich klingender Assistent, der sofort abnimmt und das Anliegen löst, wird deutlich besser bewertet als ein Besetztzeichen oder eine Warteschleife. Wichtig sind drei Dinge: Der Assistent gibt sich transparent als digitaler Assistent zu erkennen, spricht ruhig und verständlich, und wer möchte, kann jederzeit einen Rückruf durch das Praxisteam anfordern. Niemand wird gezwungen, mit der KI zu sprechen.

Die Terminbuchung binden wir direkt an gängige Kalender an (z. B. Cal.com, Outlook, Google Kalender). Eine tiefe Anbindung an Praxisverwaltungssysteme hängt von deren Schnittstellen ab — das prüfen wir im Einzelfall ehrlich, bevor Sie beauftragen. Und wichtig: Auch ohne PVS-Anbindung funktioniert der Assistent vollwertig — Ihr Team erhält alle erfassten Anliegen als strukturierte, priorisierte Liste und pflegt sie wie gewohnt ein.

Ja — Sie bestimmen den Modus. Beliebt ist der Overflow-Betrieb: Ihr Team nimmt an wie bisher, und nur wenn besetzt ist oder niemand abnimmt, übernimmt der Assistent. Alternativ übernimmt er komplett außerhalb der Sprechzeiten, in der Mittagspause oder während Urlaubsvertretungen. Der Modus lässt sich jederzeit umstellen — viele Praxen starten mit Randzeiten und erweitern nach den ersten Wochen.

Ein Assistent mit Terminaufnahme, Rezeptwunsch-Erfassung und Standardfragen ist in zwei bis drei Wochen produktiv. Mit Kalender-Tiefenintegration und mehreren Gesprächspfaden vier bis sechs Wochen. In den ersten Wochen nach Go-Live werten wir die Gespräche täglich aus und schärfen das Skript nach — das ist Teil des Setups, keine Zusatzleistung.