KI-Telefonassistent — kein Anruf geht mehr verloren
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, beantwortet Standardfragen, qualifiziert Anliegen und vereinbart Termine — auch nach Feierabend, am Wochenende und bei Krankheit der Mitarbeitenden. Wir richten ihn DSGVO-konform mit Vapi.ai oder Retell AI ein und docken ihn an Ihren Kalender und Ihr CRM an.
- Kostenloses Erstgespräch
- Antwort in der Regel innerhalb von 24 Stunden
- Ein fester Ansprechpartner
- Ausgezeichnet: KI Innovator 2026
Herausforderung
Bis zu 30 % der eingehenden Anrufe gehen verloren — besetzt, außerhalb der Bürozeiten oder weil keiner ans Telefon kann. Jeder verlorene Anruf ist ein potenzieller Auftrag, der zur Konkurrenz wandert. Ein klassisches Callcenter ist teuer, eine Anrufbeantworter-Lösung wirkt unprofessionell und wird selten zurückgerufen.
Unsere Lösung
Wir richten einen KI-Telefonassistenten ein, der natürlich klingt, Ihre Standardfragen kennt und konkret weiterhilft: Termin vereinbaren (mit Cal.com- oder Outlook-Anbindung), Anliegen qualifizieren und an Sie als E-Mail/SMS weiterleiten, Rückrufwunsch aufnehmen, häufige Fragen direkt beantworten. Sie behalten die Kontrolle: Skript, Stimme und Übergabe-Logik werden gemeinsam definiert.
Ablauf
Anwendungsfall klären
Welche Anrufe? Komplettübernahme oder nur außerhalb der Bürozeiten? Wir definieren den Scope.
Skript & Stimme
Wir bauen das Gesprächsskript, wählen die Stimme (deutsch, regional anpassbar) und testen mit echten Szenarien.
Integration
Anbindung an Telefonanlage (SIP), Kalender und CRM/E-Mail. Übergabe an Mensch bei Bedarf.
Go-Live & Optimierung
Erste Wochen mit täglichem Review der Anrufe, Skript-Feintuning, Reporting.
Leistungen & Umfang
24/7-Erreichbarkeit
Anrufe werden auch nachts, am Wochenende und bei voller Leitung professionell angenommen.
Terminvereinbarung
Direkter Kalender-Zugriff (Cal.com, Outlook, Google) — Termine werden sofort gebucht.
Qualifizierung
Der Assistent stellt die richtigen Fragen und liefert Ihnen vorqualifizierte Anliegen statt Roh-Anrufe.
Mehrsprachig
Deutsch in mehreren Dialekten plus Englisch und weitere Sprachen — der Anrufer wählt selbst.
CRM-Anbindung
Jeder Anruf wird automatisch im CRM erfasst, Notizen und Übertragungen ausgelöst.
DSGVO-konform
EU-Hosting, Auftragsverarbeitungs-Vertrag, Mitschnitt-Hinweis automatisch — wir richten datenschutzkonform ein.
Preise & Abrechnung
Setup typisch 5.000–10.000 € einmalig (Skript, Stimme, Integration, Tests). Laufende Kosten: ca. 0,15–0,40 € pro Gesprächsminute (Modell- und Telefonie-Anteil) — bei 200 angenommenen Anrufen à 2 Min ≈ 60–160 € im Monat. Optional Wartung und Skript-Optimierung im Festpaket.
Projekt anfragenReferenzen
KI-Telefonassistenten setzen wir aktuell für Praxen, Kanzleien und Handwerksbetriebe um. Konkrete Demos zeigen wir gern im Erstgespräch — inklusive Live-Anruf bei einem Beispielagenten.
Häufige Fragen
Nein. Moderne Voice-Modelle (ElevenLabs, OpenAI Realtime) klingen sehr natürlich — die meisten Anrufer merken nicht sofort, dass es eine KI ist. Trotzdem weisen wir transparent darauf hin, weil das EU AI Act und die meisten Datenschutzbeauftragten so verlangen.
Dann übergibt sie sauber: entweder Weiterleitung an einen Mitarbeitenden (wenn jemand erreichbar ist), Aufnahme der Rückrufbitte mit Anliegen oder direkte Mail/SMS-Benachrichtigung an Sie mit Zusammenfassung. Sie definieren die Übergabe-Logik.
Wir wählen Anbieter mit Auftragsverarbeitungs-Vertrag und EU-Hosting (z. B. Vapi mit europäischen Endpunkten, ElevenLabs Enterprise). Bei sehr sensiblen Branchen (Anwaltskanzleien mit Mandantenschutz) empfehlen wir zusätzliche Maßnahmen wie reduzierte Mitschnitte oder lokale Sprach-Modelle.
Ja, technisch geht das (z. B. Erinnerung an Termine, Folgekontakte). Hier sind aber zusätzliche rechtliche Anforderungen zu beachten (Werberecht, vorab Einwilligung). Wir setzen das nur in eindeutig zulässigen Szenarien um.
Ein einfacher Assistent (Terminvereinbarung, FAQ) ist in 2–3 Wochen produktiv. Komplexere Setups mit CRM-Anbindung und mehreren Gesprächspfaden 4–6 Wochen.
Nächster Schritt
Kostenloses Erstgespräch — wir melden uns in der Regel innerhalb von 24 Stunden persönlich bei Ihnen.
Ein fester Ansprechpartner · klare nächste Schritte
